Seneste blogindlæg

På vores blog findes indlæg om bogføring og økonomistyring for små og mellemstore virksomheder

Gratis kørebog i excel

Og lidt om reglerne for skattefri kørselsgodtgørelse ved anvendelse af privat køretøj til erhvervsmæssige formål

Når medarbejdere anvender eget køretøj i arbejdsgiverens tjeneste, kan arbejdsgiveren udbetale en skattefri godtgørelse, under forudsætning af betingelserne er opfyldt.

Krav

For det første skal der være tale om erhvervsmæssig kørsel i arbejdsgivers interesse.
Erhvervsmæssig kørsel defineres som:

  • Kørsel inden for samme arbejdsplads, eller mellem arbejdspladser (hvis virksomheden har flere adresser).
  • Kørsel mellem fast arbejdssted og fysiske steder, hvor medarbejderne udfører erhvervsmæssige aktiviteter. Dette kan omfatte arbejde og møder hos kunder eller leverandører. Herudover kan det fx være kurser eller messer.

For det andet skal kravene til dokumentation være opfyldt:

  • Navn og cpr nummer på modtageren af godtgørelsen.
  • Det anvendte køretøjs registreringsnummer.
  • Dato.
  • Fuldstændig adresse (cvr, navn, adresse, postnummer og by) på hver enkelt rutes start og slut adresse.
  • Angivelse af det erhvervsmæssige formål med kørslen.
  • Antallet af kørte kilometer.
  • Satsen som anvendes.
  • En beregning af godtgørelsen.

Der er ingen officiel blanket som kan benyttes. Man kan enten vælge at købe en elektronisk kørebog, som via gps registrerer kørslen. Eller man kan udarbejde en blanket som udfyldes manuelt af de enkelte medarbejdere. På dette link finder du en kørebog i Excel, som opfylder alle krav.

For det tredje skal arbejdsgiver føre kontrol med registreringerne – altså undersøge om de angivne adresser og tidspunkter er erhvervsmæssige, at der anvendes korrekte satser, og at beløb er korrekt udregnet. På blanketten som kan downloades her på siden, er der et felt til anvisning af kørebogen. Med denne anvisning, kvitterer virksomheden for, at denne kontrol er udført. Dermed også sagt, at godtgørelsen ikke kan være skattefri, hvis kørebogen ikke er anvist.
Skat kan ved kontrol forkaste hele kørselsregnskabet, hvis der findes for mange fejl. Den udbetalte godtgørelse vil dermed blive gjort skattepligtig.

For det fjerde skal medarbejderen anvende eget køretøj til kørslen. Dette betyder, at medarbejderen af egen lomme skal afholde de faktiske omkostninger til køretøjet. Dette gælder når der anvendes egen bil/leaset bil, som ejes/leases i fællesskab med ægtefælle eller samlever. Det kan også være en delebil eller lejebil, blot medarbejderen selv har betalt.
Afholder arbejdsgiveren en del af omkostningen, fx ved splitleasing, kan der ikke udbetales skattefri kørselsgodtgørelse. Det samme gælder, hvis en medarbejder anvender sin ægtefælles firmabil – for så har husstanden ingen direkte omkostninger til kørsel i bilen.

 

For det femte kan godtgørelsen som hovedregel kun være skattefri, hvis den udbetales i forbindelse med lønnet arbejde. Det vil sige, at modtageren skal modtage en reel løn fra arbejdsgiveren.
Der findes dog en særregel for frivillige (og skattefri) aktiviteter. Dette omfatter foreninger, sportsklubber mv. og hjemmeværnet.

 

Godtgørelsen

Den skattefri godtgørelse må maksimalt udgøre kr. 3,53 for de første 20.000 kilometer, og kr. 1,93 for efterfølgende kilometer (2017 satser).
Arbejdsgiver kan vælge at udbetale mindre. Vælger arbejdsgiver at udbetale mere, skal det på lønsedlen klart fremgå, at der udbetales skattefrit efter ovenstående satser, og beløb herover er blevet beskattet. I modsat fald, er hele det udbetalte beløb skattepligtigt.

Udbetaler arbejdsgiver ingen godtgørelse, kan medarbejderen i stedet tage befordringsfradrag.

Ydes fast tilskud til kørsel, uden sammenhæng til kørte kilometer eller omkostninger, er beløbet skattepligtigt.

Stiller arbejdsgiveren et køretøj til rådighed, skal medarbejderen beskattes af dette, såfremt det også benyttes til privat kørsel. Anvendes det kun til erhvervsmæssig kørsel, kan medarbejderen ikke modtage skattefri kørselsgodtgørelse, da vedkommende ikke har udgifter til kørslen. For at undgå beskatning af fri bil, skal det desuden kunne dokumenteres, at køretøjet kun anvendes erhvervsmæssigt.

Få et uforpligtende tilbud

Udfyld formularen, og få et uforpligtende tilbud på din opgave. Vi vender tilbage hurtigst muligt.